DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ 28 Temmuz 2021, 11:16
DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
Naci KARAKOÇ- Destek Hizmetleri Müdürü
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Teşkilat Yapısı
Amaç ve Kapsam
MADDE 1 - (1) Bu yönetmeliğin amacı, Şemdinli Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektedir.
Dayanak
MADDE 2 - (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğü’ne ait bu yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanunun ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;
- Başkan: Şemdinli Belediye Başkanı’nı,
- Belediye: Şemdinli Belediye Başkanlığı’nı,
- Müdür: Destek Hizmetleri Müdürü’nü,
ç) Müdürlük: Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nü,
- Birim: Destek Hizmetleri Müdürlüğüne bağlı birimleri,
- Personel: Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü, ifade
Temel ilkeler
MADDE 4- Şemdinli Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında;
- a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde, şeffaflık ve hesap verebilirlik,
- b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,
- c) Kurum içi yönetimde ve Şemdinli’yi ilgilendiren kararlarda katılımcılık,
ç) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,
- d) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,
- e) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik,
- f) İş sağlığı ve güvenliği tedbirlerinde uygunluk,
- g) Ekip çalışması ile hareket, diğer birimlerle işbirliği,
temel ilkeleri esas alır.
Teşkilat Yapısı
MADDE 5 - (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğü idari teşkilatı persoenl eksikliğinden dolayı tek müdürden oluşur.
2-)Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.
- Müdür,
3-)Müdürlüğe bağlı olarak birim oluşturma ve görevlerini belirleme yönerge/yönetmelik ile yapılır.
İKİNCİ BÖLÜM
Müdürlüğün Görev, Yetki ve Sorumlulukları
Müdürlüğün Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 6-
- a) Müdürlüğe gelen-giden evrakların kayıt işlemlerini yapmak, müdürlük yazışmalarının usulüne uygun olarak yazılması ve Müdürlük ile diğer birimler arasındaki yazışmaların zamanında yerlerine ulaştırılmasını sağlamak.
- b) Devlet Malzeme Ofisi’nden yapılacak olan alımlarda harcama birimlerine gerekli destek hizmetini vermek.
- c) Müdürlüğün ihtiyaçlarına yönelik talepleri düzenleyerek satınalma işlemleri ile tahakkuk işlemlerini gerçekleştirmek.
ç) İhale dosyalarının satış belgesi ve eki dizi pusulası ile satışlarını gerçekleştirmek, İhale zarfının alındı belgesi karşılığında alınmasını sağlamak.
- d) Belediye tarafından 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununa göre yapılan ihalelerin mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlamak,
- e) Şemdinli Belediyesi birimlerinden gelen ihale talep dosyalarının gerekli incelemelerini yapmak,
- f) İhalelere ait Ekap kayıt işlemleri, onay belgesi ve ihale dokümanlarını hazırlamak.
- g) İhale Dokümanı satış ve İhale dosyası teslim işlemlerini gerçekleştirmek.
ğ) İhale ilanlarını hazırlamak ve gerekli yerlerde yayınlanmasını sağlamak,
- h) İhale komisyonu görevlendirmelerini hazırlamak ve ilgili komisyon üyelerine tebliğ etmek,
ı) İhaleye katılan isteklilerin ihale komisyonu incelemelerinden sonra karara bağladığı tutanakları hazırlamak ve komisyon üyelerine imzalatmak.
- i) Geçici Teminatların iade işlemlerini gerçekleştirmek.
- j) İhale talebinin müdürlüğe intikalinden, sözleşmenin imzalanmasına kadar olan süreçte ihaleyle ilgili yazışmaları yapmak,
- k) 4734 sayılı Kanun ve İlgili yasalar çerçevesinde doğrudan temin usulüyle (Fen İşleri Müdürlüğü ve Park Bahçeler Müdürlüğü hariç) yapacakları mal, hizmet, yapım ve danışmanlık hizmet alımlarını iç ve dış piyasadan uygun şartlarla zamanında temin etmek.
- l) Satınalma ile ilgili nihai kararın verilerek tedarikçi firmaya ait yasaklı sorgulamasını yapmak ve buna istinaden sipariş mektubunu hazırlayarak imzaya sunmak.
- m) İmzalanan sipariş mektubunu ilgili tedarikçiye fax veya e-posta yoluyla göndermek.
- n) Gerekli görülen durumlarda mal ve hizmet teslimi aşamasında işin doğruluğunun tespiti için mal veya hizmet kontrollerini yapmak.
- o) İş ve işlem süreci bitmiş olan satınalma dosyalarını tarayarak elektronik ortamda arşivlemek ve ilgili dairesine göndermek.
ö) Belediyeye ait taşınırların mevzuat çerçevesinde kayıtlara alınabilmesi ile ilgili olarak gerekli yapının kurulmasına ilişkin organizasyonu sağlamak.
- p) Müdürlüğü gönderilen resmi yazı ve dilekçelere ait işlemleri yerine getirmek ve süresi içerisinde cevaplandırmak.
- r) Destek Hizmetleri Müdürlüğüne ait taşınırların Taşınır Mal Yönetmeliği’ne uygun olarak giriş, çıkış ve zimmet işlemlerini gerçekleştirmek.
- s) Görevli tüm Taşınır Kayıt Yetkilileri ve Taşınır Kontrol Yetkilileri arasında irtibat kurmak ve gerekli mercilere bildirmek amacıyla görevlendirme ve irtibat bilgilerini toplamak.
ş) Tüm harcama birimlerine ait Taşınır Kayıt Yetkililerinin, taşınır işlemlerinde ve yılsonu taşınır hesaplarının çıkarılmasında ihtiyaç halinde destek ve eğitim ihtiyaçlarını karşılamak.
- t) Taşınır taleplerine ait malzeme kodlarını kontrol etmek, muhasebe hesaplarına doğru kaydedilmesini sağlamak.
- u) Ekonomik ömrünü tamamlamış araçların ve malzemelerin mevzuat doğrultusunda satışını gerçekleştirmek.
ü) İhtiyaç fazlası taşınırların talepler doğrultusunda, mevzuatta öngörülen prosedürleri yerine getirmek kaydıyla, diğer kamu idarelerine bedelsiz devrini sağlamak.
- v) Maliye Bakanlığınca oluşturulan Kamu Taşıtları Yönetim Bilgi Sistemine (TBS) taşıtların kayıt işlemlerinin yapılabilmesi için gerekli organizasyon yapısını oluşturmak.
- y) Hurda işlemi yapılan taşınırları teslim almak, depolanması ve ilgili mevzuatlar çerçevesinde satışını sağlamak.
- z) İlgili mevzuatın belirttiği zamanlarda borçlarına karşılık hurdaya ayrılan araçların kontrolünü ve teslim alınmasını sağlamak.
- aa) Yeni inşa edilen Kültür ve Hizmet Binalarının, bina içi tefrişatını yapmak.
- ab) Başkanlığımızın elektrik, su, telefon, doğalgaz fatura işlemlerini takip etmek, zamanında ödenmesini sağlamak, tasarruflu kullanılması için gerekli önlemleri almak,
Müdürlük Yetkisi
MADDE 7- Müdürlük, bu yönetmelikte sayılan görevleri 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
Müdürlüğün Sorumluluğu
MADDE 8- Müdür, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.
Hizmet Binası İş ve İşlemleri
MADDE 9-
- a) Belediye Hizmet Binasının genel temizliği ile otopark ve çevresinin temizlik ve bakım onarım işleri koordine edilerek düzeni sağlamak.
- b) Binada yapılacak taşınma, yerleşme ve düzenleme gibi hizmetlerle ilgili koordinasyonun sağlanarak, binada yapılacak boya, badana ve küçük çaplı bakım onarım ve tadilat işlerini yapmak veya yaptırmak, takibini sağlamak.
- c) Hizmet binasına gelen demirbaşların düzenli bir şekilde yerleştirilmesini sağlamak.
ç) Belediye Hizmet Binasındaki su ve çay hizmetlerini koordine etmek, çay ocağının tertipli ve düzenli çalışmasını sağlayarak, görevli personelleri kontrol etmek.
- d) Hizmet Binasının güvenliği ile ilgili gerekli birimlerle koordinasyonu sağlamak.
- e) Bina içerisinde bulunan tüm kapalı mekânlara ait anahtarların bir kopyası yaptırılarak, muhafaza etmek.
- f) Binanın ilaçlama işlemlerini yaptırmak.
- g) Hizmet Binası otoparkına, personel ve hizmet araçlarının giriş-çıkış düzenini sağlamak.
ğ) Hizmet binasındaki iklimlendirme (ısıtma, soğutma, havalandırma )sisteminin kontrol ve bakım onarımının yapılarak çalışır vaziyette bulundurmak.
ı) Klima sisteminin periyodik olarak ilaçlanmasını sağlamak.
- i) Elektrik tesisatının yenilenmesi, tamir, bakım ve onarımlarının takibini sağlamak.
- j) İç ve dış aydınlatma sisteminin sağlıklı çalışması ve takibini yapmak.
- k) Asansörlerin gerekli bakım ve onarımlarını yaptırmak.
- l) Yangın alarm ve güvenlik sistemi ile dâhili ses sistemini çalışır durumda bulundurmak.
- m) Bu işlerde görevli personelin sevk ve idare edilerek, aralarında koordinasyonu sağlamak.
- n) Hizmet binalarında gerekli küçük tadilatları ve onarımları yapmak, müdürlük imkânlarıyla giderilemeyecek olanları zamanında ilgili yerlere bildirmek,
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev ve Hizmetlerin İcrası
Görevin Alınması
MADDE 10- Müdürlüğe gelen tüm belgeler, dosyalar ve işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir.
Görevin Planlanması
MADDE 11- Destek Hizmetleri Müdürlüğü’ndeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.
Görevin Yürütülmesi
MADDE 12- Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
İşbirliği ve Koordinasyon
Diğer Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon
MADDE 13- Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile yürütülür. Müdürlüğün, belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu kurum ve kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür’ün parafı ile Bağlı Bulunduğu Başkan Yardımcısı veya Belediye Başkanının imzası ile yürütülür.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Son Hükümler Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller
MADDE 23- İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.
Yürürlük
MADDE 24- Bu yönetmelik, Şemdinli Belediye Meclisi tarafından kabulüne müteakip yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 25- Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.
Destek Hizmetler Müdürlüğü Çalışma Yönetmenliği 5393 sayılı Kanununun 18. Maddesi Belediye Meclis çalışma yönetmeliğinin (m) bendi gereğince katılanların oy birliğiyle karar verildi.
Başkan
Tahir SAKLİ
İlçe Belediye Başkanı
Katip Katip
Mehmet Halit ALP Veli TEKİN
Belediye Meclis Üyesi Belediye Meclis Üyesi